1.2. Inicio de un proyecto de adopción Scrum

Esta fase es la más importante ya que representa la base del proyecto y el inicio oficial de la adopción de Scrum.

Inicio de la adopción

Ilustración 5 - Elementos involucrados en el inicio de la adopción de Scrum (inicio del proyecto)

Dentro de las actividades más relevantes de esta fase, encontramos:

Algunas recomendaciones antes de iniciar un proyecto de adopción Scrum son:

1.2.1. Análisis inicial GAP

En análisis inicial consiste en realizar un diagnóstico basado en los elementos que conforman el Backlog del proyecto de adopción y del cual se hablará con mayor detalle más adelante, este análisis inicial le permite a la organización identificar las bases y modelo bajo el cual operan e interactúan las diferentes áreas y equipos en la organización, evaluando qué tanto están alineadas con la estrategia de negocios, la eficiencia de los procesos y la aceptación de TI en la organización.

En algunos casos, cuando no se cuenta con una visión clara de lo que se pretende alcanzar con la ejecución del proyecto de adopción, el análisis inicial ayudará de manera significativa a definir un panorama claro sobre lo que se desea alcanzar con la adopción de Scrum.

Es importante tener presente que el análisis incial no es solo revisar documentos o realizar una entrevista con las partes interesadas, el objetivo es entender el por qué del estado actual de la organización, así como lograr un acercamiento emocional con las partes interesadas, para capturar información valiosa sobre sus comportamientos y forma de actuar. Es recomendable utilizar técnicas y herramientas visuales para interactuar mejor con los interesados.

El resultado más importante del Análisis inicial es un conjunto de oportunidades de mejora para aplicar en tu organización, el cual representa la base para estructurar el mapa de ruta de la adopción, en la siguiente fase del proyecto.

Esta evaluación se puede realizar mediante el uso de la herramienta que se describe en el segundo capítulo "Evaluación de madurez" de este libro.

1.2.2. Visión del proyecto

“La visión sin acción es meramente un sueño. La acción sin visión solo es pasar el tiempo. La visión con acción puede cambiar el mundo.”  

Joel A. Barker

La visión del proyecto explica las necesidades empresariales que el proyecto de adopción busca satisfacer, considerando aspectos como el enfoque de la adopción, el alcance, el tiempo y el presupuesto, estos últimos tres elementos están enmarcados en la calidad esperada opor el patrocinador del proyecto.

Ilustración 6 - Elementos involucrados en el inicio de la adopción de Scrum.

A continuación, se presentan algunas de las actividades a considedar durante la definición de la visión del proyecto.

Identificar los motivadores del proyecto.

Esta actividad consiste en responder el por qué y el para qué se realiza el proyecto, la respuesta a estas preguntas es única para organización pues su contexto es particular, sin embargo, para resolver estos interrogantes es posible considerar los beneficios la adopción de agilidad en las organizaciones, por ejemplo un aumento en la caludad, reducción del "time to market", productividad mejorada y reducción en los costos de los proyectos comparados con otros enfoques, en el sitio web State Of Agile puedes consultar más reportes sobre agilidad.

Identificar las restricciones del proyecto.

Por lo general los proyectos se enfrentan a tres tipos de restricciones que son el alcance, el costo y la duración, estos tres elementos conforman la calidad del proyecto y por lo general ante la aparición de problemas (por ejemplo, terminar a tiempo, no agotar el presupuesto o cumplir con lo que dicta un contrato). El siguiente gráfico presenta tres variantes de los tres elementos de la calidad y el impacto que dichas variaciones tiene sobre el proyecto:

Trade-off de los elementos de la calidad

Ilustración 7 - Variaciones de los elementos que conforman la calidad del proyecto

La ilustración en el primer recuadro presenta que si la organización necesita disminuir los costos, el tiempo de ejecución puede ser más largo. El segundo recuadro muestra que si lo que se desea es disminuir el tiempo de ejecución, probablemente los costos crecerán. El tercer recuadro nos muestra la situación ideal en la que se tiene el balance perfecto entre tiempo y costo para cubrir el alcance planeado, sin que se sacrifique la calidad del proyecto. Vale la pena resaltar que muchas veces las organizaciones no están preocupadas por tener salidas perfectas, sino tener lo que se considera necesario a tiempo.

Identificar las partes interesadas en el proyecto

Una actividad clave del análisis inicial es determinar el impacto de las partes interesadas en el proyecto de adopción Scrum, para esto se debe pensar en las personas que serán afectadas durante la ejecución del proyecto y el grado en el que se verán afectadas, por ejemplo, si es de manera directa, indirecta o si la parte interesada es simplemente un observador. Para la identificación de las partes interesadas y el nivel de impacto de las mismas sobre el proyecto, se pueden utilizar técnicas como el mapa de impacto de los interesados.

1.2.3. Roles involucrados en la adopción de Scrum

Contar con un equipo comprometido y confiable es de suma importancia, pues son las personas que trabajarán día a día para sacar adelante el proyecto de adopción. El equipo debe estar alineado y canalizar todos sus esfuerzos hacia la misma meta, por esta razón, la definición de la visión del proyecto debe realizarse antes de constituir el equipo.

Igual de importante es el compromiso del equipo, es por esto que antes de Constituir el equipo es necesario definir un objetivo común (es decir, la visión del proyecto).

Consultor Scrum

Para la adopción de Scrum, el rol del Consultor Scrum toma una posición de Product Owner, es decir que dentro de sus responsabilidades encontramos:

Scrum Máster

En la adopción Scrum, el Scrum Máster se involucra más a nivel organizacional y no solo a nivel de equipo, por lo que representa un apoyo al Consultor Scrum.

Arquitecto de procesos

Para la adopción Scrum, será de gran apoyo contar con un Arquitecto/a de procesos, pues aportará el conocimiento y experiencia necesarios para la reestructuración, documentación, o levantamiento de procesos, además de:

Diseñador (Comunicaciones)

En la adopción Scrum, el Diseñador apoya las labores de comunicación y difusión de información hacia las partes interesadas. Aunque este rol no está directamente involucrado en las actividades de adopción, resulta clave a la hora de generar más “seguidores” de Scrum. Adicionalmente este rol tendrá la responsabilidad de:

Coach ontológico

“Coach”: Entrenamiento. “Ontología”: Ciencia del ser.

El Coach ontológico se enfoca en un aprendizaje transformacional, mediante el cuestionamiento, auto observación, reflexión y acción para el logro de resultados extraordinarios con efectividad y bienestar.

1.2.4. Backlog del proyecto

Similar a lista de producto (product backlog), en un proyecto de adopción Scrum, el Backlog es la lista ordenada de todas las tareas y requerimientos que pueden ser necesarios para llevar a cabo la adopción.

Componentes del Backlog

Ilustración 8 - Componentes del Backlog

Los elementos que componen el backlog de la implementación pueden ser agrupados en siete épicas, según su afinidad o campo de acción, estas épicas representan las dimensiones de una organización que al interactuar permiten el desarrollo de su misión, pues se contemplan las personas, los procesos, la tecnología y los clientes.

Los elementos incluidos en el Backlog se derivan del análisis inicial y la visión del proyecto, pues son estos elementos los que permitiran llevar la organización desde el estado actual hacia el estado planteado en la visión. Revisemos a continuación cada uno de los siete componentes que conforman el Backlog:

Clima y entorno de trabajo

Como se ha mencionado de manera reiterada, para que la adopción de Scrum sea exitosa, es necesario contar con el compromiso y apoyo de todos los colaboradores de la organización que están involucrados en el proyecto, por lo que es necesario garantizar que el ambiente en el cual los individuos ejecutan sus actividades sea adecuado, esta es la razón por la cual es un factor relevante dentro del Backlog.

Esta épica hace referencia a todos aquellos elementos que son necesarios para propiciar el ambiente laboral que facilite la adopción de Scrum, estos elementos pueden ser:

Algunas recomendaciones para construir un adecuado clima y entorno de trabajo son:

Automatización y procesos

La automatización y procesos es el componente del Backlog que incluye aquellos aspectos que generan un impacto sobre la forma en la cual se ejecutan los procesos, procedimientos y en general las tareas que permiten el desarrollo del sentido (misión) de la organización. Durante el análisis inicial, se identifican aquellos procesos o flujos de procesos que requieren ser modificados, eliminados o creados considerando desde luego los principios, artefactos, ceremonias, emisores de información y prácticas descritas en Scrum, toda esta información puede ser consultada en The Scrum Map 2021.

A continuación se describen algunas recomendaciones para la gestión de la automatización y procesos dentro del Backlog:

Ilustración 9 - Tablero de delegación.
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Motivación y desarrollo del equipo

Contar con un equipo motivado ayudará a que el proyecto de adopción de Scrum sea exitoso, por lo que dentro de esta épica o componente del backlog se incluyen las condiciones que permiten a los miembros del equipo sentirse motivados, con este objetivo es necesario identificar cuáles son lo motivadores de cada persona, pues en definitiva, estos motivadores varian de una persona a otra pues están ligados a particularidades de las personas, como su personalidad, gustos, prioridades, metas, expectativas de vida, etc. A continuación se describen otras actividades que podrían fortalecer la motivación y el desarrollo del equipo de trabajo:

Relación con el cliente

Esta épica aborda aquellos elementos que afectan las relaciones con los clientes tanto internos como externos que se ven involucrados en el proyecto de adopción de Scrum. Por ejemplo, los proveedores como clientes externos y los empleados como clientes internos. A continuación se proponen algunas acciones que podrían favorecer la relación con los clientes internos involucrados en el proyecto de adopción:

Ilustración 10 - Moving Motivators - CHAMPFROGS.
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Mediciones

Este componente del Backlog se enfoca en aquellos elementos dispuestos para medir el desempeño del proyecto desde diferentes perspectivas, se deben considerar aspectos como:

Planeación y calidad

Esta épica del Backlog agrupa aquellos elementos a considerar relacionados con la planeación del trabajo, es decir definir las actividades que se van a ejecutar, los tiempos asignados a cada actividad, los recursos que serán necesarios, los criterios de calidad que tendrán las actividades, entre otros. A continuación, se mencionan algunas acciones que ayudarán con la planeación y definición de los criterios de calidad del proyecto de adopción:

Ilustración 11 - Tablero Kanban.

Excelencia técnica

La épica de excelencia técnica abarca aquellos marcos de trabajo, metodologías, técnicas, herramientas, etc. que se pueden incluir dentro del proyecto de adopción de Scrum para enriquecer el desarrollo del mismo en sus diferentes fases, a continuación tenemos algunos ejemplos de las técnicas que se podrían considerar para la ejecución del proyecto de adopción:


Revision #48
Created 19 January 2021 16:50:18 by CertMind
Updated 25 February 2021 16:29:33 by CertMind