1.4. Ejecución del proyecto

En esta fase se ejecutan los elementos que se priorizaron en la fase anterior (Definición y priorización del backlog).

1.4.1. Ejecución.

Tal como se realiza en el desarrollo de un producto, es necesario realizar una reunión de Planificación del Sprint, en este evento el Consultor Scrum debe reunirse con el equipo de adopción para seleccionar aquellos elementos del backlog de la adopción que serán desarrollados durante el Sprint, estos elementos conformarán el Sprint backlog, adicionalmente se deben identificar las tareas que ejecutará cada miembro del equipo para completar los elementos del Sprint backlog. Es válido que se aborden varias épicas en paralelo, por lo que será necesario planificar con cuidado para evitar fallas, incumplimientos o falsas expectativas con las partes impactadas.

Durante la ejecución de los Sprints el equipo de adopción debe llevar a cabo los Scrum diarios, donde como ya se revisó previamente, se revisa el progreso diario, las actividades a ejecutar el día siguiente y si existe algún impedimento que pueda afectar el desarrollo del proyecto de adopción.

Lean Change Management

En la adopción de Scrum la experimentación juega un papel relevante, por lo que una recomendación es tomar el enfoque de Lean Change Management. Este enfoque creado por Jason Little se basa en la experimentación, el feedback y la co-creación haciendo un énfasis particular en las personas, por lo que integra las mejores ideas de Agile, Lean, Gestión del cambio y Design Thinking. La experimentación constate permite que el aprendizaje de los resultados sea mayor, fortaleciendo la capacidad de adaptación rápida al entorno. A continuacion se presenta el ciclo del Lean Change Management:

• Ideas: antes de planificar el cambio, es necesario comprender el estado actual de la organización, para esto la información recolectada durante el análisis GAP es de gran utilidad.
• Opciones: para cada opción, en el caso de la ejecución del proyecto de adopción se podrían considerar como opciones todas las alternativas que se tienen para ejecutar las tareas del Backlog, de las cuales se debe analizar su costo, valor, impacto y beneficios esperados.
• Experimentar: una vez se ha seleccionado una alternativa, se procede a su implementación para validar si funciona. La ejecución del cambio tiene tres fases:
  • Preparar: se prepara qué se hará durante el experimiento y como se abordará a las personas impactadas.
  • Introducir: se desarrolla el experimento en conjunto con las personas impactadas, lo ideal es no ejecutar muchos cambios al mismo tiempo.
  • Revisión: se revisan los resultados del experimento según lo planeado, se recopila en feedback y se valida el aprendizaje.

1.4.2. Revisión de los Sprints.

Al finalizar el Sprint, se realiza la reunión de revisión del Sprint, donde se revisará con las partes interesadas el avance del proyecto de adopción, se realizá una refinación al backlog del proyecto de adopción y se recopilará el feedback de las partes interesadas, para finalmente difundir los resultados del Sprint y su revisión, en este punto es importante considerar las recomendaciones relacionadas en la correcta definición de Sistemas de Feedback que se realizaron dentro de la épica de relación con el cliente en el numeral 1.2. Inicio de un proyecto de adopción Scrum.

Otra ceremonia que tiene lugar en esta etapa es la retrospectiva del Sprint donde se identifican las posibles mejoras que se pueden incorporar al equipo en los próximos Sprints.

Durante la revisión de los Sprints, se puede hacer uso del tablero Kanban en caso de que se esté utilizando este artefacto para la planeación del trabajo, por ejemplo, se puede adoptar un sistema de convenciones por colores para revisar las tareas, así:

• Si el entregable fue un éxito se le asigna una marca de color verde, caso en el cual la tarjeta kanban con la tarea pasará a la columna de terminado.
• Si no se revisó la tarea y queda pendiente para ser revisada en la siguiente iteración se asigna una marca de color azul.
• Si en definitiva la tarea representa un fallo, se le asigna una marca color rojo y la actividad debe ser devuelta a su fase de preparación o ejecución.