2. Finanzas

Las finanzas del proyecto son una de las consideraciones más importantes en la gestión de un proyecto (sobre todo en proyectos externos a la organización), ya que, de no realizarse una adecuada gestión financiera, el proyecto podría generar pérdidas, comportamiento no deseados, e incluso la cancelación total de un proyecto.

Las finanzas del proyecto se ven reflejadas principalmente en los siguientes momentos:

• Inicio del proyecto: En la definición del presupuesto inicial del proyecto, que permitirá evaluar la viabilidad de iniciar un proyecto, además de asegurar los recursos financieros del proyecto, e incluso identificar posibles riesgos financieros.
• Ejecución del Proyecto: Al final de cada Sprint, podría realizarse seguimiento y control financiero del proyecto, para así evitar desviaciones o la ocurrencia de posibles problemas, al ser realizada de forma iterativa, supone menor desgaste para la persona que asuma esta responsabilidad (normalmente es el Product Owner), además de garantizar que siempre se encuentra actualizada la información.
• Cierre del Proyecto: Por lo general, las organizaciones solicitan a los equipos de proyecto un reporte final que describa los costos del proyecto, en relación al presupuesto solicitado. En Scrum la función encargada de analizar dicha información se conoce como la APMO (Agile Project Management Office). Además esta información servirá para alimentar el portafolio de proyectos.

Presupuesto inicial del proyecto

Una de los momentos clave en las prácticas Scrum es la definición del Presupuesto inicial del proyecto, para lo cual se deben tener en cuenta como mínimo los siguientes elementos:

• Personas que harán parte del proyecto.
• Materiales.
• Servicios.
• Infraestructura.
• Capacitación del equipo.
• Reservas.
• Otros gastos que afecten la ejecución del proyecto.

Nota: Es responsabilidad del Product Owner y el Patrocinador del proyecto (cliente), discutir, negociar y aceptar el presupuesto para asegurar que haya suficientes fondos disponibles para el proyecto.

Algunas de las técnicas y herramientas que se pueden utilizar para gestionar las finanzas del proyecto son:

Retorno de la Inversión

El ROI (Return Of Investment) es el cálculo de las utilidades (o valor financiero) generado por un proyecto. Esto sirve a muchas organizaciones para determinar si los proyectos externos son exitosos o no.

Nota: No todos los proyectos están diseñados para generar utilidades (ganancias), así que, cuando a un proyecto no se le puede calcular el ROI, lo que se mide es el valor entregado (es decir, los beneficios) utilizando VOI (Value of Investment).

Estimación basada en históricos

Los datos históricos del mismo proyecto o de otros proyectos serán de gran utilidad para lograr mejores estimaciones de los elementos que hacen parte del Product Backlog.

Dependiendo de la información disponible en la organización, se puede utilizar:

• Históricos reales de proyectos anteriores: Esta técnica funcionará siempre y cuando la organización mantenga el registro del esfuerzo y duración reales del proyecto (la técnica más recomendable en Scrum).
• Históricos planeados: En los que se cuenta con un estimado original, aunque no se haya tenido un seguimiento a los datos reales (la técnica más común). Esto es por ejemplo el histórico de cotizaciones de proyectos externos o casos de negocio de proyectos no ejecutados o no aprobados.

Coeficiente de conocimiento del negocio

Esta técnica está basada en la idea de que a mayor conocimiento o experiencia del negocio/proyecto, más precisa será la estimación del presupuesto, y, a menor conocimiento o experiencia del negocio/proyecto, habrá mayor riesgo y menor precisión en la estimación.

El objetivo de esta técnica es calcular en una escala porcentual el grado de conocimiento sobre el negocio y a partir de allí calcular la reserva financiera o presupuestal.

Algunos factores para el cálculo del coeficiente de conocimiento sobre negocio son:

• Experiencia en proyectos similares.
• Calidad de requerimientos iniciales del proyecto.
• Grado de riesgo al que está expuesto el proyecto.
• Desviación (%) en las estimaciones de proyecto.

El seguimiento y control del proyecto, es una actividad que debe hacerse de forma continua a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Por lo general los momentos donde se realiza de forma intensiva son: Al inicio, a intervalos predefinidos durante el proyecto o en cualquier momento cuando surgen problemas o riesgos de viabilidad.