4.2 – Auto-gestión (Pilar #2)
4.2 – Auto-gestión (2)
Para Scrum, El Equipo de Desarrollo debe ser autoorganizado, esto significa que son los miembros del equipo quienes eligen la mejor opción de llevar a cabo su trabajo sin ser dirigidos por personas externas al equipo.
A continuación, se listan las reglas que garantizan la autoorganización del Equipo:
- El Equipo de Desarrollo es quien se autoasigna el trabajo a realizar en los diferentes Sprints, nadie, ni siquiera el Product Owner debe imponer el trabajo al Equipo.
- El Equipo debe conocer muy bien sus límites de decisión para así poder tener mayor autonomía.
- El Equipo debe tener espacios que le permitan realizar jornadas de investigación y capacitación.
- El Equipo debe mantenerse motivado.
Para que un equipo pueda ser autoorganizado, se necesitan como mínimo los siguientes elementos:
- Debe existir una meta formalmente definida y de conocimiento para el equipo, “si el equipo no tiene un rumbo definido, no sabrá a donde debe llegar y le será imposible autoorganizarse”.
- El Equipo debe entender la visión del proyecto y por qué el proyecto aporta valor a la organización.
- La transparencia y la inspección son fundamentales para un equipo autoorganizado.
- Los integrantes del Equipo deben ser multifuncionales, además de estar actualizando sus conocimientos y habilidades de manera continua.
4.2.1 - Colaboración de equipo
La colaboración se da gracias a la constante comunicación que existe en los Equipos Scrum, tanto entre sus miembros como con las Partes interesadas del Proyecto, este concepto es parte integral del Manifiesto Ágil “La forma más eficiente y efectiva de transmitir información hacia y dentro del Equipo de Desarrollo es la conversación cara a cara”.
El Scrum Master es el rol responsable de garantizar una sana comunicación entre todas las partes interesadas del proyecto, en especial de su Equipo de Desarrollo.
Se debe considerar que, según la naturaleza del proyecto, las necesidades de la organización e incluso factores externos, determinan la ubicación de los miembros del Equipo. Es por esto que en Scrum los Equipos se clasifican en 2 categorías:
4.2.1.1 - Equipos Centralizados
Las características de un Equipo Centralizado son:
- Los miembros del Equipo se encuentran en la misma ubicación, lo que les permite comunicarse con gran facilidad.
- La resolución de problemas es prácticamente inmediata, ya que al estar ubicados en el mismo lugar es fácil realizar sesiones de diálogo.
4.2.1.2 - Equipos Distribuidos
Un Equipo Distribuido es aquel en el que sus miembros no se encuentran en una misma ubicación, por lo general está disperso debido a factores como:
- La subcontratación (outsourcing – freelance).
- Oficinas ubicadas en diferentes ubicaciones físicas.
- Trabajo desde casa.
- Etc.
Para garantizar la comunicación permanente en este tipo de equipos se hacen necesarias las siguientes herramientas:
- Groupware.
- Software Videollamadas o chat.
- Software de gestión de proyectos ágiles.
- Herramientas de software que simulan la funcionalidad de Scrum boards.
4.2.2 - Colaboración con el cliente
En los proyectos tradicionales, los clientes por lo general se mantenían a distancia y solo se involucraban al principio y al final del proyecto. En Scrum es altamente recomendable que el cliente participe de las revisiones del producto y brinde retroalimentación en todos los puntos de "inspección y adaptación". Esto minimiza el riesgo y le brinda más opciones al cliente y a las partes interesadas.
Por ejemplo, en otros Marcos Ágiles como XP, es obligatorio que el Cliente forme parte del equipo.
El cliente (o sus representantes) deberían trabajar junto al Product Owner para definir las historias de usuario y detallar dichas historias antes o durante las reuniones de planificación.
El cliente y las partes interesadas por lo general participan en la Reunión de Revisión de los Sprint y, dependiendo de la relación entre el cliente y el Product Owner, el Cliente incluso podría participar de algunas reuniones de Retrospectiva de los Sprint.
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4.2.3 - Equipos multifuncionales
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Los equipos multifuncionales (también llamadas células ágiles) tienen todas las competencias y habilidades necesarias para llevar a cabo el trabajo sin depender de otras personas que no formen parte del equipo.
Contrario a lo que piensa un equipo multifuncional, no se trata de que todos sus integrantes hagan de todo, se trata de que los integrantes adquieran conocimiento en distintas disciplinas (aplicables a los proyectos de la organización) y así puedan contribuir eficazmente con la colaboración.
La realidad es que incluso cuando un equipo sea experto técnico, siempre necesitarán capacitación adicional, así es que el Product Owner deberá decidir si aprobará el dinero y el tiempo para capacitarse o por el contrario serán los miembros del equipo quienes se encargarán del tema.
4.2.3.1 – Gestionar el conocimiento
Realizar este ejercicio permitirá identificar, recopilar, organizar, transferir y retener el conocimiento necesario para dar soporte a todo el personal en sus actividades laborales, para la toma de decisiones bien fundadas y para aumentar la productividad.
4.2.4 - Propiedad colectiva del producto
Para garantizar una colaboración constante y evitar con el tiempo la aparición de una cultura de la culpa, es importante fomentar una propiedad colectiva del producto, esto significa que todo el Equipo Scrum es dueño del producto, y por tanto cualquiera de sus integrantes podría contribuir al desarrollo de cualquier parte del producto aun cuando no haya sido quien lo desarrolló inicialmente.
Así mismo no deberían existir reconocimientos individuales a los miembros del equipo por sus contribuciones al producto.
4.2.5 – Motivación del equipo
Los equipos Scrum se caracterizan por mantener un enfoque hacia la entrega frecuente de resultados; y aunque los miembros del equipo son conscientes de la responsabilidad que esto implica, existe un factor de fondo que facilita el impulso y el esfuerzo para cumplir con los objetivos; la motivación.
La motivación hace referencia a que los miembros del equipo mantengan determinada conducta y estado de ánimo que propicien las interacciones sanas y el alto rendimiento en el proyecto.
Tipos de motivación
- Intrínseca: este tipo de motivación es propio de cada persona, es decir que por su propia voluntad e inspiración es capaz de mantener una conducta específica y el impulso necesario para cumplir con una meta que brinda satisfacción interna y realización personal. (Ref: CHAMPFROGS – Moving Motivators)
- Extrínseca: este tipo de motivación hace referencia a mantener una conducta específica para responder a un impulso externo, es decir que en este caso la voluntad e inspiración de la persona se ven influenciadas por una recompensa externa (que puede ser algo físico, monetario o psicológico).
Según cómo se maneje la motivación en el equipo Scrum, eventualmente la motivación extrínseca tiende a convertirse en motivación intrínseca, pues los miembros del equipo van adaptando su conducta y mejorando su rendimiento para cumplir los objetivos sin necesidad de que todo el tiempo estén recibiendo recompensas o algo a cambio.
Identificar los motivadores
Cuando hablamos de motivación, es el Scrum Master quien tendrá la mayor participación y responsabilidad pues al estar al servicio del equipo Scrum puede identificar fácilmente qué es lo que aumenta o disminuye la motivación de los miembros del equipo; es por esto que dentro de las tareas del Scrum Master se incluye la identificación y análisis de los elementos motivadores del equipo para construir y desarrollar un Plan de Motivación que posteriormente negociará con el Product Owner para asegurar los recursos necesarios para su ejecución.
Incentivar la investigación
Dentro del conjunto de factores que aumentan la motivación del equipo en Scrum se recomienda impulsar la investigación de nuevos productos o tecnologías lo cual favorece que los miembros del equipo adquieran nuevo conocimiento y se inclinen hacia el logro de nuevos objetivos.
La investigación también propiciará que los miembros del equipo se propongan metas basadas en la autorrealización y desarrollo de sus propias competencias.
Algunas metodologías en el mercado hablan de las técnicas que pueden incentivar la investigación en los equipos, tales como: DemoDay – Hackathon – Exploration Days – TED days, etc.
Los factores claves de la motivación son:
- Propósito.
- Reto.
- Compañerismo y relación con los demás miembros del equipo.
- Responsabilidad.
- Crecimiento y complementariedad.
- Comunicación.