1.2. Inicio de un proyecto de adopción Scrum

Esta fase es la más importante ya que representa la base del proyecto y el inicio oficial de la adopción de Scrum.

Dentro de las actividades más relevantes de esta fase, encontramos:

• Realizar un primer acercamiento con las partes interesadas, mediante un análisis inicial
• Identificar la visión del proyecto
• Seleccionar nuestro equipo de trabajo
• Dar a conocer a todos los involucrados en el proyecto la visión para buscar el compromiso y apoyo de todos
• Identificar los elementos que harán parte de este proyecto

Algunas recomendaciones antes de iniciar un proyecto de adopción Scrum son:

• Lo mejor es empezar con un equipo pequeño, que no sea crítico para la organización pero que no sea tan irrelevante como para que a nadie le importe el éxito de este.
• Antes de pensar en una adopción completa de las prácticas de Scrum, se debe pensar en pequeños experimentos que permitan a las personas pasar por una transición suave (ambiente seguro para fallar).
• El cumplimiento de las expectativas del negocio es muy importante: sin esto el proyecto no puede ser un éxito. Sin embargo, es muy común negociar la reducción en la calidad con el fin de cumplir plazos de entrega, lo cual se puede traducir en que a la organización muchas veces no le preocupa tanto tener algo perfecto, sino tener lo necesario y a tiempo.
• Para no sacrificar completamente la calidad, debemos ocuparnos de priorizar los elementos del Backlog en función del valor que aportan a la transformación.

1.2.1. Análisis inicial GAP

En análisis inicial consiste en realizar un diagnóstico basado en los elementos que conforman el Backlog del proyecto de adopción y del cual se hablará con mayor detalle más adelante, este análisis inicial le permite a la organización identificar las bases y modelo bajo el cual operan e interactúan las diferentes áreas y equipos en la organización, evaluando qué tanto están alineadas con la estrategia de negocios, la eficiencia de los procesos y la aceptación de TI en la organización.

En algunos casos, cuando no se cuenta con una visión clara de lo que se pretende alcanzar con la ejecución del proyecto de adopción, el análisis inicial ayudará de manera significativa a definir un panorama claro sobre lo que se desea alcanzar con la adopción de Scrum.

Es importante tener presente que el análisis incial no es solo revisar documentos o realizar una entrevista con las partes interesadas, el objetivo es entender el por qué del estado actual de la organización, así como lograr un acercamiento emocional con las partes interesadas, para capturar información valiosa sobre sus comportamientos y forma de actuar. Es recomendable utilizar técnicas y herramientas visuales para interactuar mejor con los interesados.

El resultado más importante del Análisis inicial es un conjunto de oportunidades de mejora para aplicar en tu organización, el cual representa la base para estructurar el mapa de ruta de la adopción, en la siguiente fase del proyecto.

Esta evaluación se puede realizar mediante el uso de la herramienta que se describe en el segundo capítulo "Evaluación de madurez" de este libro.

1.2.2. Visión del proyecto

“La visión sin acción es meramente un sueño. La acción sin visión solo es pasar el tiempo. La visión con acción puede cambiar el mundo.”  

Joel A. Barker

La visión del proyecto explica las necesidades empresariales que el proyecto de adopción busca satisfacer, considerando aspectos como el enfoque de la adopción, el alcance, el tiempo y el presupuesto, estos últimos tres elementos están enmarcados en la calidad esperada opor el patrocinador del proyecto.

A continuación, se presentan algunas de las actividades a considedar durante la definición de la visión del proyecto.

Identificar los motivadores del proyecto.

Esta actividad consiste en responder el por qué y el para qué se realiza el proyecto, la respuesta a estas preguntas es única para organización pues su contexto es particular, sin embargo, para resolver estos interrogantes es posible considerar los beneficios la adopción de agilidad en las organizaciones, por ejemplo un aumento en la caludad, reducción del "time to market", productividad mejorada y reducción en los costos de los proyectos comparados con otros enfoques, en el sitio web State Of Agile puedes consultar más reportes sobre agilidad.

Identificar las restricciones del proyecto.

Por lo general los proyectos se enfrentan a tres tipos de restricciones que son el alcance, el costo y la duración, estos tres elementos conforman la calidad del proyecto y por lo general ante la aparición de problemas (por ejemplo, terminar a tiempo, no agotar el presupuesto o cumplir con lo que dicta un contrato). El siguiente gráfico presenta tres variantes de los tres elementos de la calidad y el impacto que dichas variaciones tiene sobre el proyecto:

La ilustración en el primer recuadro presenta que si la organización necesita disminuir los costos, el tiempo de ejecución puede ser más largo. El segundo recuadro muestra que si lo que se desea es disminuir el tiempo de ejecución, probablemente los costos crecerán. El tercer recuadro nos muestra la situación idean en la que se tiene el balance perfecto entre tiempo y costo para cubrir el alcance planeado, sin que se sacrifiquye la calidad del proyecto. Vale la pena resaltar que muchas veces las organizaciones no están preocupadas por tener salidas perfectas, sino tener lo que se considera necesario a tiempo.

Identificar las partes interesadas en el proyecto

Una actividad clave del análisis inicial es determinar el impacto de las partes interesadas en el proyecto de adopción Scrum, para esto se debe pensar en las personas que serán afectadas durante la ejecución del proyecto y el grado en el que se verán afectadas, por ejemplo, si es de manera directa, indirecta o si la parte interesada es simplemente un observador. Para la identificación de las partes interesadas y el nivel de impacto de las mismas sobre el proyecto, se pueden utilizar técnicas como el mapa de impacto de los interesados.

1.2.3. Roles involucrados en la adopción de Scrum

Contar con un equipo comprometido y confiable es de suma importancia, pues son las personas que trabajarán día a día para sacar adelante el proyecto de adopción. El equipo debe estar alineado y canalizar todos sus esfuerzos hacia la misma meta, por esta razón, la definición de la visión del proyecto debe realizarse antes de constituir el equipo.

Igual de importante es el compromiso del equipo, es por esto que antes de Constituir el equipo es necesario definir un objetivo común (es decir, la visión del proyecto).

Consultor Scrum

Para la adopción de Scrum, el rol del Consultor Scrum toma una posición de Product Owner, es decir que dentro de sus responsabilidades encontramos:

• Promueve la adopción de la agilidad en la organización
• Se desempeña a nivel estratégico y táctico
• Identifica las necesidades de la organización en cuanto a la agilidad
• Es la “voz del cliente”, en este caso el negocio o la Alta Dirección
• Ordenar los elementos del Backlog para alcanzar los objetivos de la mejor manera posible.
• Asegurar que todos los miembros del equipo entienden los elementos del Backlog al nivel necesario, brindando guía sobre cómo llevar a cabo la transformación.

Scrum Máster

En la adopción Scrum, el Scrum Máster se involucra más a nivel organizacional y no solo a nivel de equipo, por lo que representa un apoyo al Consultor Scrum.

• Garantizar que todos (personal del equipo y otras partes interesadas) conocen y aplican correctamente Scrum, sus prácticas y sus lineamientos.
• Ayudar a las personas externas al equipo (partes interesadas) a entender qué comportamientos / actitudes pueden ser útiles y cuáles no para la transformación.
• Contribuir a eliminar impedimentos / obstáculos para el proyecto de adopción.
• Ayudar a planificar la adopción de Scrum.
• Motivar cambios / experimentos que incrementen la productividad del personal involucrado en el proyecto de adopción.
• Junto con otros Scrum Máster, incrementar la efectividad de la adopción de Scrum en la organización.

Arquitecto de procesos

Para la adopción Scrum, será de gran apoyo contar con un Arquitecto/a de procesos, pues aportará el conocimiento y experiencia necesarios para la reestructuración, documentación, o levantamiento de procesos, además de:

• Trabajar en conjunto con los gerentes de negocios y el personal para definir y validar la operación del negocio, para posteriormente diseñar modelos de procesos futuros con acordes con las necesidades de optimización y agilidad.
• Asegurar la conexión entre equipos, áreas, personas, para determinar cómo lograr sus objetivos estratégicos tan eficientemente como sea posible.
• Definir cómo se deben cambiar los procesos de la organización para soportar los diferentes experimentos y ajustes en pro de la agilidad.

Diseñador (Comunicaciones)

En la adopción Scrum, el Diseñador apoya las labores de comunicación y difusión de información hacia las partes interesadas. Aunque este rol no está directamente involucrado en las actividades de adopción, resulta clave a la hora de generar más “seguidores” de Scrum. Adicionalmente este rol tendrá la responsabilidad de:

• Crear material audiovisual de apoyo para comunicar el propósito de la adopción, convocar a eventos, comunicar logros, lo cual fortalece el apoyo al proyecto de adopción.
• Ajustar la comunicación según el público, cuidando las reglas de negocio y asegurando un mensaje eficiente.
• Apoyar a las labores de comunicación de los demás miembros del equipo de adopción, para asegurar pertinencia y coherencia en el mensaje a transmitir.

Coach ontológico

“Coach”: Entrenamiento. “Ontología”: Ciencia del ser.

El Coach ontológico se enfoca en un aprendizaje transformacional, mediante el cuestionamiento, auto observación, reflexión y acción para el logro de resultados extraordinarios con efectividad y bienestar.

• Establecer una relación formal con las personas con el fin de desarrollar su potencial, y motivarlos al cambio.
• Plantear el desarrollo de habilidades y ajustes en la estrategia de relacionamiento con el objetivo de generar un clima organizacional que produzca sinergia entre el líder y las personas con las que trabaja para lograr el éxito.

1.2.4. Backlog del proyecto

Similar a lista de producto (product backlog), en un proyecto de adopción Scrum, el Backlog es la lista ordenada de todas las tareas y requerimientos que pueden ser necesarios para llevar a cabo la adopción. El Consultor Scrum es el responsable del Backlog, incluyendo su contenido, disponibilidad y ordenación.

El Backlog no es un elemento estático, sino que por el contrario, evoluciona a medida que el entorno en el que se adopta Scrum cambia.

Los cambios a los elementos del Backlog dependen principalmente de los cambios a las reglas y objetivos de negocio, condiciones del mercado o la tecnología, y el avance que muestre el entorno de adopción.

Los elementos que componen el backlog de la implementación pueden ser agrupados en siete épicas, según su afinidad o campo de acción, estas épicas representan las dimensiones de una organización que al interactuar permiten el desarrollo de su misión, pues se contemplan las personas, los procesos, la tecnología y los clientes.

Los elementos incluidos en el Backlog se derivan del análisis inicial y la visión del proyecto, pues son estos elementos los que permitiran llevar la organización desde el estado actual hacia el estado planteado en la visión. Revisemos a continuación cada uno de los siete componentes que conforman el Backlog:

Clima y entorno de trabajo

Como se ha mencionado de manera reiterada, para que la adopción de Scrum sea exitosa, es necesario contar con el compromiso y apoyo de todos los colaboradores de la organización que están involucrados en el proyecto, por lo que es necesario garantizar que el ambiente en el cual los individuos ejecutan sus actividades sea adecuado, esta es la razón por la cual es un factor relevante dentro del Backlog.

Esta épica hace referencia a todos aquellos elementos que son necesarios para propiciar el ambiente laboral que facilite la adopción de Scrum, estos elementos pueden ser:

• Del tipo social: que contempla el fomento de un ambiente tranquilo, libre de conflictos, donde se promueva la tolerancia y el respeto.
• Del tipo psicológico: son aquellos elementos que afectan la psiquis del trabajador, por ejemplo, el nivel de estrés, el agotamiento físico, las emociones, etc.
• Del tipo físico: son aquellas condiciones sujetas a la infraestructura y condiciones físicas bajo las cuales los colaboradores ejecutan sus actividades cotidianas, por ejemplo, la temperatura, la humedad, la circulación del aire, el ruido, el mobiliario, etc.

Algunas recomendaciones para construir un adecuado clima y entorno de trabajo son:

• Diseñar el sistema de recompensas e incentivos:

  Las recomensas e incentivos no necesariamente deben ser de tipo económico, se pueden utilizar sistemas de recompensas como el envío de tarjetas kudo, una manera de demostrar aprecio y agradecimiento por los colaboradores del equipo de una manera sencilla, de bajo costo y muy valiosa (Kudo Box).

  Al momento de diseñar una recompensa, se debe evitar caer en acciones como prometer por adelantado; se debe procurar que las recompensas sean continuas, no solo una; las recompensas se deben dar en público, no en privado; es importante recompensar el comportamiento, no solo los resultados y finalmente no solamente los subordinados deben ser recompensados, los compañeros también deben ser reconocidos.

• Capacitación en comunicación efectiva:

  La comunicación efectiva no se trata solamente de enviar un mensaje a un receptor a través de un canal, sino que debe garantizar que el mensaje es recibido de tal manera que se cumpla el propósito deseado por el emisor. Para lograr este objetivo se debe asegurar que el mensaje es de fácil comprensión y que al momento de la comunicación el emisor considera las características del receptor, permitiendo enviar el mensaje considerando dichas características. En algunas ocasiones, la comunicación efectiva es una habilidad que no está muy desarrollada dentro del equipo, por lo que propiciar espacios de capacitación sobre este tema, genera valor al proceso de adopción de Scrum.

  Vale la pena recordar que uno de los principios del manifiesto ágil es promover la comunicación cara a cara pues es el método más eficiente y efectivo para comunicar información.

• Fortalecer la felicidad de los trabajadores (12 pasos de la felicidad):

  Contar con colaboradores felices tendrá un impacto positivo sobre la adopción de Scrum pues aunque no es una regla que un colaborador feliz, sea un colaborador comprometido, si es muy probable que su felicidad propicie su motivación y compromiso. Existen 12 pasos respaldados por la ciencia que permiten cultivar la felicidad de un individuo:

  • Agradecer a alguien diariamente.
  • Dar u ofrecer algo a otra persona.
  • Ayudar a quien lo necesita, puede ser un colega.
  • Comer bien, consumir alimentos saludables.
  • Hacer ejercicio con regularidad para cuidar la salud.
  • Descansar bien, dormir lo suficiente.
  • Nuevas experiencias, probar cosas nuevas.
  • Caminatas al aire libre que permitan disfrutar de la naturaleza y escapar de la rutina.
  • Aprender y adoptar prácticas de meditación.
  • Socializar, relacionarse con nuevas personas que permita desarrollar conexiones.
  • Apuntar a un objetivo.
  • Sonreir constantemente.

  Dentro de la organización se pueden fomentar actividades enfocadas a algunos de esos pasos, por ejemplo propiciar espacios para la actividad física o la meditación.

• Inteligencia emocional:

  La inteligencia emocional es la capacidad de "entender y manejar tus propias emociones, y las de las personas que te rodean", según Daniel Goleman, un psicólogo estadounidense. La Inteligencia Emocional es el título dado a un grupo de capacidades emocionales que hacen que las relaciones humanas funcionen eficazmente. La inteligencia emocional permite:

  • Mejorar las relaciones con nosotros mismos y con quienes nos rodean.
  • Ser líderes más eficaces y exitosos.
  • Tener más control de nuestras emociones en lugar de dejar que nuestras emociones tomen el control de nosotros.
  • Los líderes que pueden trabajar bien con otros pueden fomentar el éxito individual, de equipo y organizacional.
  • Cuando estamos en contacto con nuestras emociones somos capaces de tomar el control de nuestras emociones y nuestras acciones, en lugar de dejar que nuestras emociones nos controlen.

  Dentro de la organización, fomentar el desarrollo de esta capacidad dentro de los colaboradores permitirá mejorar el ambiente laboral.

• Estilos de liderazgo:

  Existen múltiples estilos de liderazgo, seleccionar uno o por qué no una mezcla de los elementos de varios de ellos, dependerá de las características del ambiente laboral y los colaboradores del equipo de trabajo, por ejemplo, se podría tener un liderazgo "dictador" donde un gerente es quien dirige completamente el trabajo de todos los colaboradores o un estilo "anarquista" en el que se empodera al trabajador y no es necesario centralizar el poder en una sola persona.

Automatización y procesos

La automatización y procesos es el componente del Backlog que incluye aquellos aspectos que generan un impacto sobre la forma en la cual se ejecutan los procesos, procedimientos y en general las tareas que permiten el desarrollo del sentido (misión) de la organización. Durante el análisis inicial, se identifican aquellos procesos o flujos de procesos que requieren ser modificados, eliminados o creados considerando desde luego los principios, artefactos, ceremonias, emisores de información y prácticas descritas en Scrum, toda esta información puede ser consultada en The Scrum Map 2021.

A continuación se describen algunas recomendaciones para la gestión de la automatización y procesos dentro del Backlog:

• Adopción de prácticas Scrum:

  Recordemos que Scrum presenta 6 etapas en su ciclo de vida, las cuales contienen en total 17 prácticas que permiten llevar a cabo un proyecto bajo este marco de trabajo. En este punto, la organización debe definir en el Backlog de la adopción cuáles de esos elementos presentados por el Framework desea adoptar dentro de la organización, por ejemplo:

  • Si se requiere la definición de un cronograma de entregas.
  • Si se requiere de la definición de la arquitectura del producto y en caso de que así fuera, las herramientas de software, la infraestructura, la información, etc. necesarios para la definición.
  • Las condiciones de tiempo, lugar y herramientas que se utilizarán durante la ceremonia de planeación del Sprint o cualquiera de los demás eventos.
  • Las condiciones bajo las cuales se realizará el envío de entregables a los clientes.
  • La estructura con la cual serán construidas las historias de usuario y las tareas.

• Estructura de equipos y definición de roles:

  Esta épica o componente del Backlog de la adopción de Scrum abarca los elementos relacionados con la dimensión humana necesarios para el proyecto de adopción, por ejemplo:

  • La contratación del equipo Scrum que implica la definición de los perfiles requeridos,
  • Necesidades de capacitación en caso de que el personal requiera fortalecer sus capacidades.
  • Los recursos necesarios para la contratación y/o capacitación en términos de tiempo y dinero.
  • La definición de un plan de colaboración donde se definan cómo las distintas partes interesadas y los miembros del equipo participan, se comunican y colaboran durante todo el proyecto.

• Evaluación de las herramientas / tecnologías utilizadas para determinar capacidades:

  Esta épica o componente del Backlog agrupa los elementos tecnológicos y herramientas que permiten determinar las capacidades

• Construcción del tablero de delegación:

  Esta herramienta permite definir de manera colaborativa y didáctica entre todos los miembros del equipo el nivel de decisión

• Procesos de autorización y toma de decisiones:

• Oportunidades de automatización + Robot Process Automation:

Motivación y desarrollo del equipo

• Definición de Niveles de Servicio (ANS)
• Evaluar las estrategias de comunicación
• Definir la frecuencia y canales de comunicación apropiados (calidad de comunicación)
• Correcta negociación y contratos (orientados a ciclos de desarrollo ágil)

Relación con el cliente

• Estrategias para disminuir rotación del personal (Ej: Factores de motivación CHAMPFROGS)
• Definición de los planes de capacitación
• Desarrollo de habilidades para el manejo de conflictos
• Preparación de Scrum Masters
• Definir un correcto sistema de Feedback (capacitación y seguimiento)

Mediciones

• Definición de métricas para el equipo (calidad de entregables, productividad, cumplimiento)
• Definición de métricas para dar seguimiento a los proyectos (progreso, calidad, finanzas, etc)
• Definición de la frecuencia de medición y las fuentes de información
• Herramientas y automatización de mediciones (BI)
• Definición de los informes que debe generar el proyecto

Planeación y calidad

• Definición de los sistemas de Planeación del trabajo (Tableros Kanban, Cronogramas, etc)
• Capacitación y revisión sobre los sistemas de estimación del trabajo (técnicas de estimación, precisión de las estimaciones)
• Análisis de Históricos
• Cumplimiento de plazos
• Definición de las Auditorías de Proceso y Producto (Aseguramiento de calidad - Control de calidad)

Excelencia técnica

• Técnicas para el levantamiento de requerimientos (Design Thinking – Grupos focales – Entrevistas, etc)
• Técnicas /Herramientas para diseño de producto (Mockups – Lego - Arquitectura)
• Técnicas /Herramientas de desarrollo de producto (IDE – Modelado, etc)
• Técnicas/Herramientas Pruebas de producto (Pruebas automatizadas – Pruebas de integración, etc)
• Técnicas DevOps (Integración continua – Despliegue continuo – Estabilización – Chaos Monkey – Microservicios, etc)

Nota: Los resultados más importantes de esta fase son: el Backlog Priorizado, que incluye lo necesario para la adopción Scrum, en conjunto con el mapa de ruta de la adopción (muy parecido al cronograma de entregas de un producto).

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