1.3. Definir y priorizar el backlog del proyecto

En la fase anterior, inicio de la adopción, se genera la lista de los elementos que harán parte del backlog considerando cada una de las siete épicas (clima y entorno, prácticas, motivación, relación con el cliente, mediciones, calidad y excelencia técnica).

En esta fase del ciclo de vida de la adopción de Scrum se realiza la definición y priorización de las tareas y temas que fueron definidos en el Backlog.

El Consultor Scrum es el responsable del Backlog del proyecto, incluyendo su contenido, disponibilidad y ordenación, sin embargo es importante que en la definición de estos elementos, se hagan partícipes todos los miembros del equipo de adopción.

Otro aspecto que es importante resaltar es que el backlog no es un elemento estático, sino que por el contrario, evoluciona a medida que el entorno en el que se adopta Scrum cambia. Los cambios a los elementos del Backlog dependen principalmente de los cambios a las reglas y objetivos de negocio, condiciones del mercado o la tecnología, y el avance que muestre el entorno de adopción.

1.3.1. Definición del backlog

Como resultado del inicio de la adopción, se obtiene una lista de épicas o componentes los cuales son revisados, asegurando que se hayan contemplado todos los elementos que serán necesarios para la adopción de Scrum, esto implica eliminar aquellos componentes que si bien en un comienzo fueron considerados, luego de analizar mejor el análisis GAP, la visión del proyecto y las necesidades del equipo es conveniente eliminar, o por el contrario, quizá existan elementos que es necesario incluir.

Lo ideal es que el backlog sea lo más completo posible desde el inicio del proyecto, sin embargo, como ya se mencionó anteriormente, el backlog es dinámico por lo que a través de la ejecución del proyecto se pueden incluir componentes.

1.3.2. Priorización del backlog

Una vez ya se tienen los componentes del backlog se debe proceder con su priorización, para esto como se presentó en The Scrum Map 2021 se contemplan elementos como el tiempo, esfuerzo, valor funcional, dependencias, riesgos, opinión de los Stakeholders, opinión de los desarrolladores, etc.

Para priorizar las épicas o componentes del backlog se puede hacer uso de las siguientes preguntas asociadas a indagar sobre el costo y el valor:

• Asociadas al costo:
  • ¿Cuántas personas se ven afectadas?
  • ¿Qué tan difícil de adoptar es el componente?
  • ¿Qué tan costosa es la épica? aquí se deben considerar, por ejemplo, la compra de un software, el costo de contratar un colaborador, el costo de implementar un marco de trabajo, etc.
• Asociadas al valor:
  • ¿Qué tan valioso resulta para el proyecto de adopción?

La respuesta a cada pregunta se puede dar en forma cuantitativa, por ejemplo, asignar una calificación en una escala de 1 a 5, de tal manera que se pueda asignar un valor a cada épica, para luego clasificarlas dentro de una de las cinco categorías a continuación:

• Momentum Builders: las opciones de bajo costo y bajo valor pueden contribuir a ayudar a la gente a preocuparse por el cambio que ayuda con la alineación. Estos son fáciles de ejecutar pero tienen pocos resultados tangibles.
• Victorias rápidas: esta opción ayudará a mostrar el progreso visual temprano.
• Malos necesarios: estos pueden considerarse como un despilfarro, sin embargo, para una organización grande o con mayor aversión al riesgo pueden ser necesarios.
• Disruptores: estas pueden ser opciones seguras o riesgosas, son grandes cambios que afectan a muchas personas o departamentos. Estas opciones pueden necesitar dividirse en experimentos más pequeños si se seleccionan para la implementación.
• Puentes: estas opciones son más seguras y ayudarán a las personas afectadas por el cambio a construir un puente mental entre el lugar donde se cura la organización.

Si se realiza la cuantificación de las épicas es posible presnetar la clasificación mediante una gráfica

Cuando las épicas ya se encuentren cuantificadas por el costo y valor que tienen, se puede proceder a la su priorización, que está en función de las necesidades y recursos disponibles en la organización, así por ejemplo, si la organización tiene un presupuesto muy ajustado, lo ideal sería priorizar las victorias rápidas, si el presupuesto es algo, se podrían priorizar los disruptores, todo dependerá de la naturaleza y contexto de la organización.

Los resultados más importantes de esta fase son el Backlog Priorizado, que incluye lo necesario para la adopción Scrum, en conjunto con el mapa de ruta de la adopción (muy parecido al cronograma de entregas de un producto).